Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en - schoenen te dragen.
Artikel 2
Het bestuur zal aan de leden die de contributie niet hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn of deel te nemen.
Bestuursvergaderingen
Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle bestuursleden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 5
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, ten minste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Bij de oproeping wordt tevens vermeld of toepassing wordt gegeven aan de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering en eventuele aanvullende voorwaarden die daarbij gelden. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van ten minste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Algemene vergaderingen
Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 7
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat wordt ingebracht door een of meerdere leden voorafgaand of bij het vaststellen van de agenda tijdens de algemene vergadering. Wanneer een voorstel voorafgaand aan de algemene vergadering wordt ingebracht, dient de inbrenger ook aanwezig te zijn op de algemene vergadering.
Artikel 8
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt.
Commissies
Artikel 9
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke
commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden ontbonden.
Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de algemene vergadering worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 10
De kascommissie, als bedoeld in artikel 14, lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor de overeengekomen duur, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 11
Door de algemene vergadering wordt, voor de overeengekomen duur een technische commissie gekozen (hierna aangeduid als T.C.), bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de T.C.
Artikel 12
De werkzaamheden van de T.C. zullen bestaan uit:
- het bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de banen;
- het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden; c. het toelaten van introducé(e)s tot de T.C..
Besluitvorming
Artikel 14
Indien een aan de orde gesteld voorstel geen stemming behoeft van de stemgerechtigde leden, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot schriftelijke stemming overgegaan.
Artikel 15
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemmingstool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 16
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of
huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 17
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergaderingen één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Elke drie jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Jaarlijks treden de in artikel 11 lid 15 van de statuten genoemde adviseurs af. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 18
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 19
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden
van:
- namen en adressen van de in artikel 5 lid 1 van de statuten bedoelde personen;
- presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur.
- de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder 1. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Aanmeldingsformulier
Op het aanmeldingsformulier dient te worden vermeld: Voornaam, Achternaam, Geslacht, Adres, Woonplaats, E-mailadres, Geboortedatum, Nationaliteit en overige contactgegevens…………….
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven.
De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
De leden zullen wijzigingen in hun adres of contactgegevens doorgeven aan de ledenadministratie.
Aanvullende/vereniging specifieke regels
Artikel 20 (Algemeen)
- Van ieder lid wordt verwacht dat deze een bijdrage levert aan het schoon en opgeruimd houden van het tennis- en padelpark.
- Banen dienen te worden gereserveerd via de KNLTB Clubapp.
- De tennis- en padelbanen mogen alleen worden betreden door leden van TPC Rackem. In sommige gevallen mag een lid een introducee meenemen, dit is echter alleen toegestaan wanneer de KNLTB clubapp hierin voorziet.
- Elke (onbedoelde) actie die kan leiden tot schade dient te worden vermeden. Wanneer er toch schade ontstaat dient dit te worden hersteld en tevens gemeld bij het bestuur.
- Indien er geen kantine-/bardienst aanwezig is, mogen de aanwezige spelers gebruik maken van de kantine mits zij de kantineregels hanteren en respecteren.
- Op het gehele tennis- en padelpark geldt een rookverbod. Roken is alleen toegestaan op specifiek aangegeven plekken buiten het tennis- en padelpark.
- Tennistassen zijn niet toegestaan in de kantine. Deze dient een speler bij zich te dragen of anders achter te laten in de kleedruimtes. De vereniging is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal.
Artikel 21 (Gedragsregels)
- Het is niet toegestaan om leden die gebruik maken van een tennis- of padelbaan te storen (direct of indirect).
- Ieder lid mag een ander lid aanspreken op onwenselijk of storend gedrag.
- Van een lid wordt verwacht dat deze geen tennisbaan betreedt waarop reeds gespeeld wordt. De aan de buitenzijde gesitueerde tennisbanen (baan 1 en 4) zijn toegankelijk via loopdeuren in het hekwerk.
- Wanneer tijdens het spelen een bal achter of op een naastliggende tennisbaan terecht komt, dan is het niet toegestaan om deze op te halen wanneer op de betreffende baan wordt gespeeld. Wacht op een rustmoment van de andere spelers en vraag dan of iemand de bal wil retourneren.
- Het is niet toegestaan om over een net heen te stappen/springen of er op te gaan zitten.
- De persoon welke het laatst het tennis- of padelpark verlaat is verantwoordelijk voor correcte afsluiting van zowel het clubgebouw als het toegangshek, alsmede het uitschakelen van alle (niet noodzakelijke) verlichting.
Artikel 22 (Baanregels)
- Een tennis- of padelbaan mag alleen worden betreden wanneer deze vooraf is gereserveerd via de KNLTB Clubapp of wanneer deze door de vereniging is gereserveerd voor een evenement/toernooi waarvoor je als lid of gastspeler bent aangemeld.
- Schoenen welke gebruikt zijn op de gravelbanen, dienen goed geveegd te worden voordat deze gebruikt mogen worden op de smashcourtbanen. Gravelschoenen mogen niet gebruikt worden op de padelbanen!
- Ondanks dat alle banen zijn voorzien van LED verlichting, is het niet de bedoeling dat deze onnodig wordt gebruikt.
- De verlichting van baan 1/2 en 3/4 is te bedienen met de schakelaars bij de entree van het clubgebouw.
- Bij de padelbanen dient de verlichting lokaal te worden bediend, middels een drukknoppenkastje per baan. De verlichting kan 1 uur voor zonsondergang worden ingeschakeld en wordt om 23:15 automatisch uitgeschakeld.
- Tennisbanen dienen na het spelen te worden gesleept/-veegd met een daarvoor bedoeld sleep-/veegnet, behalve wanneer de banen nat zijn! Na het vegen/slepen dienen de netten weer opgehangen te worden in de daarvoor bestemde beugels.
- Wanneer er plassen op de banen liggen, mag er niet gespeeld worden.
- Zodra het begint te vriezen mogen/kunnen de gravelbanen niet meer gebruikt worden. De baanonderhoudsploeg draait de netten naar beneden, zodat voor iedereen duidelijk is dat de banen buiten gebruik zijn.
- De baanonderhoudsploeg/groundsman kan verzoeken om een baan te verlaten, hier dient gehoor aan te worden gegeven.
Artikel 23 (Training (Tennis-/padelles))
- Tennislessen worden op de gravelbanen (baan 3 en 4) gegeven, er zijn dan 2 banen beschikbaar voor vrij spelende leden.
- In geval van slecht weer (slechte baancondities) mag de tennisleraar uitwijken naar baan 2 (smashcourt), dan is er slechts 1 baan beschikbaar voor vrij spelende leden. Aangezien niet altijd te voorspellen is wanneer de gravelbanen niet bespeelbaar zijn, kunnen baanboekingen op baan 2 op het laatste moment nog worden geannuleerd door het bestuur.
- Padellessen worden gegeven op 1 van de padelbanen, er is altijd 1 baan beschikbaar voor vrij spelende leden.
- Het is niet toegestaan om een tennis- of padelbaan aansluitend aan een training te boeken.
Artikel 24 (Vrijwilligerstaken)
- Ieder volwassen spelend lid, in de leeftijdscategorie 18-70 jaar, dient minimaal 1 keer per jaar een vrijwilligerstaak uit te voeren.
- Leden die een bestuursfunctie uitoefenen of deelnemen aan een commissie zijn uitgezonderd van de vrijwilligerstaken, aangezien van hen wordt verwacht dat zij meer vrijwillige uren besteden dan noodzakelijk is voor de jaarlijkse vrijwilligerstaak.
- Leden die naast hun lidmaatschap ook als financieel sponsor aan de vereniging zijn verbonden, kunnen op verzoek uitgezonderd worden van vrijwilligerstaken. Dit verzoek dient te worden ingediend bij het bestuur.
- Overzicht vrijwilligerstaken:
- Kantine-/bardienst (van 1-4 tot 1-10 op ma, di of wo van 19:00 – 22:30)
- Kantine-/bardienst (tijdens een toernooi / 3 uur)
- Baanonderhoud padelbanen (1 maand / 0,5 tot 1 uur per week)
- Gereed maken en/of opruimen tennis-of padelpark i.c.m. toernooi
- Gedurende het jaar gedeelde hulpverzoeken vanuit het bestuur
- Aanmelden voor een vrijwilligersdienst kan via de KNLTB Clubapp (Club/Diensten) of door te reageren op een hulpverzoek in een TPC Rackem groepsapp (Whatsapp).
- Wanneer door omstandigheden een aangemelde kantine-/bardienst niet kan worden uitgevoerd, ben je als lid zelf verantwoordelijk voor het regelen van vervanging.
- Voor de uitvoering van vrijwilligerstaken worden punten toegekend.
- Wanneer een lid op de peildatum (1 december) niet het benodigde aantal punten (2 per jaar) heeft behaald, behalve in geval van overmacht, kan het bestuur besluiten om het lidmaatschap per 31 december te beëindigen. De betreffende persoon is uitgesloten voor nieuwe aanmelding in het opvolgende jaar.
Slotbepalingen
Artikel 25
Alle leden kunnen kennis nemen van de statuten en dit reglement via de website van de vereniging.
Artikel 26
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op maandag 7 oktober 2024
